La préfecture contrôle l’honorabilité des dirigeants et la réalité des locaux avant de délivrer un agrément valable six ans. Exercer sans agrément expose à six mois d’emprisonnement et à 7 500 € d’amende. À ce contrôle s’ajoutent les obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, ainsi que les contrôles mentionnés dans le cadre de ces obligations.
En bref:
- La préfecture vérifie l’honorabilité des dirigeants et des actionnaires, ainsi que des locaux hors habitation principale ; prévoyez bail, plans, photos et espace confidentiel.
- L’agrément vaut six ans, mais la DREETS peut contrôler sans préavis ; tout changement de dirigeant, d’actionnariat, d’adresse ou d’activité se déclare sous deux mois.
- La DGCCRF contrôle les procédures de vigilance, Tracfin analyse les déclarations de soupçon et la DREETS inspecte sur place les dossiers clients.
- Avant de signer, confirmez le numéro et la date de l’arrêté auprès de la préfecture ou du greffe, puis vérifiez que le contrat dure au moins trois mois.
Table des matières
- Que vérifie la préfecture lors de l’instruction et des contrôles ?
- Combien de temps dure l’agrément, et que faut-il déclarer ?
- Quel rôle jouent la DGCCRF, Tracfin et la DREETS ?
- Comment préparer un contrôle préfectoral, étape par étape ?
- Comment vérifier l’agrément d’un domiciliataire avant de signer ?
- Comment vérifions-nous les agréments dans notre annuaire ?
- Pourquoi la conformité est un atout commercial
- Vérifier un domiciliataire avec notre annuaire et notre guide
- Questions fréquentes
- Sources
Que vérifie la préfecture lors de l’instruction et des contrôles ?
Le dossier d’agrément est examiné sur deux terrains : les personnes et les murs. L’article 123-11-3 du Code de commerce. Côté locaux, elle s’assure que l’adresse n’est pas une habitation principale et que les conditions matérielles prévues par le Code de commerce sont réunies.
Concrètement, attendez-vous à devoir fournir des pièces justificatives permettant d’examiner l’honorabilité des dirigeants et des actionnaires concernés.
- Jouissance des locaux : bail ou titre de propriété, avec plans et photos des lieux.
- Pièce confidentielle : un espace propre permettant d’accueillir les domiciliés dans des conditions de discrétion.
- Preuves de fonctionnement : justificatifs matériels de réunions de direction et conservation soignée des registres.
L’arrêté préfectoral mérite une attention particulière. Son numéro, sa date et son ressort géographique constituent la carte d’identité de votre agrément : les préfectures délivrent l’agrément dans le ressort du siège commercial, et l’arrêté doit être enregistré auprès du greffe. Ces éléments permettent de vérifier les informations relatives à l’agrément.
Combien de temps dure l’agrément, et que faut-il déclarer ?
L’agrément est délivré pour six ans. Cette durée ne vous met pas à l’abri : des contrôles peuvent intervenir hors échéance, et la DREETS peut se présenter sans prévenir. Des dossiers clients rigoureusement classés restent votre meilleure garantie le jour de la visite.
L’agrément n’est pas figé non plus. Tout changement important doit être porté à la connaissance de la préfecture sous deux mois. Sont concernés :
- l’arrivée d’un nouveau dirigeant ;
- une évolution de l’actionnariat ;
- un déménagement ou une modification des locaux ;
- un changement notable d’organisation ou d’activité.
Le défaut de déclaration ouvre la porte à une procédure de retrait, voire de suspension, de l’agrément. Quant à l’exercice sans agrément, l’article L. 123-11-3 prévoit six mois d’emprisonnement et 7 500 € d’amende. Notre guide sur l’agrément préfectoral détaille les conditions légales pour aller plus loin.
Quel rôle jouent la DGCCRF, Tracfin et la DREETS ?
Les domiciliataires sont soumis aux obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT). Chaque autorité y tient une place distincte :
- DGCCRF : elle contrôle la conformité opérationnelle de vos procédures de vigilance.
- Tracfin : elle analyse les déclarations de soupçon que vous lui transmettez.
- DREETS : elle effectue des contrôles de conformité sur place, parfois inopinés.
Le point central de ces audits tient en une formule : l’identification et la traçabilité du bénéficiaire effectif. Le rapport d’activité 2024 de Tracfin rappelle que son implication s’est renforcée contre la fraude documentaire et fiscale, et que cette identification demeure une obligation centrale pour les domiciliataires.
Les domiciliataires doivent tenir des dossiers clients et traiter les déclarations de soupçon dans le cadre de leurs obligations. Pour connaître les conséquences d’un manquement, consultez les textes applicables.
Comment préparer un contrôle préfectoral, étape par étape ?
Un contrôle se gagne avant la visite. Voici l’ordre que nous vous conseillons :
- Rassemblez l’arrêté préfectoral, en vérifiant que numéro, date et ressort sont lisibles sur la copie conservée.
- Classez les contrats de domiciliation et les copies d’identité de chaque domicilié, avec la date de dernière mise à jour du dossier.
- Réunissez le bail ou le titre de propriété, les plans et les photos des locaux, y compris de la pièce confidentielle.
- Tenez à jour le registre des domiciliés, ainsi que les listes trimestrielles que vous transmettez aux services fiscaux et organismes sociaux.
- Formalisez par écrit trois procédures : vérification d’honorabilité, identification du bénéficiaire effectif et signalement à Tracfin.
- Désignez la personne qui accueille les inspecteurs, limitez l’accès aux dossiers sensibles à ce qui est demandé et consignez chaque échange dans un registre.
Une fiche par client, tenue à jour et signée, peut aider à documenter votre suivi. Elle recense l’identité, le bénéficiaire effectif, le contrat en vigueur et les éventuelles alertes.
Conseil de pro : simulez une visite une fois par an : demandez à un collègue de réclamer cinq dossiers au hasard et chronométrez le temps nécessaire pour les produire complets.
Comment vérifier l’agrément d’un domiciliataire avant de signer ?
Si vous êtes l’entreprise domiciliée, la vérification vous protège autant que lui. La domiciliation est un préalable obligatoire à l’immatriculation, et un agrément douteux fragilise tout votre dossier.
- Demandez l’arrêté préfectoral, notez son numéro et sa date, puis confirmez-les auprès de la préfecture ou du greffe.
- Lisez le contrat : mentions obligatoires, durée minimale, responsabilités de chacun. Les démarches d’immatriculation en prévoient une durée minimale de trois mois.
- Réclamez des preuves matérielles : bail, photos, registre des domiciliés.
- Croisez le tout avec un annuaire vérifié.
Notre article sur la vérification de l’agrément déroule ces étapes, et celui sur les critères d’un domiciliataire agréé liste ce qu’il faut examiner avant de signer.
Comment vérifions-nous les agréments dans notre annuaire ?
Nous ne nous fiions jamais aux déclarations des sociétés : nous partons des actes officiels. Voici ce que cela change pour vous :
- Nous consultons les arrêtés préfectoraux et les publications officielles.
- Nous archivons la date de vérification, la copie de l’arrêté et nos notes de contrôle.
- Chaque fiche indique la source administrative et le statut d’agrément à jour.
- Vous pouvez nous demander une vérification, ou revendiquer votre fiche si vous êtes domiciliataire.
Le détail figure sur la page nos sources et notre méthodologie.
Pourquoi la conformité est un atout commercial
Nous voyons la conformité comme un actif, pas comme une taxe. Un agrément retiré ruine d’un coup une réputation bâtie en années, alors que quelques habitudes suffisent à l’éviter : classer les dossiers, former les équipes à la LCB-FT, auditer en interne chaque année. Et puisque vos prospects vérifient de plus en plus l’arrêté avant de signer, afficher votre agrément sans qu’on vous le demande peut rassurer vos prospects.
— Aimen
Vérifier un domiciliataire avec notre annuaire et notre guide
Nous recensons les domiciliataires agréés avec leurs arrêtés vérifiés dans notre annuaire des sociétés de domiciliation. Consultez notre guide complet de la domiciliation d’entreprise, revendiquez votre fiche si vous êtes domiciliataire, ou écrivez-nous : nous vous accompagnons dans la vérification documentaire.
Questions fréquentes
Comment obtenir un agrément préfectoral de domiciliation ?
Il faut déposer un dossier auprès de la préfecture du siège commercial. Notre article sur l’ouverture d’une société de domiciliation détaille le dossier.
Que prévoit la réglementation de la domiciliation ?
La domiciliation exige des locaux qui ne sont pas une habitation principale, un contrat écrit et un agrément préfectoral. Le cadre légal figure aux articles L. 123-10 à L. 123-11-8 du Code de commerce.
Quelles sont les conséquences d’une domiciliation chez un domiciliataire non agréé ?
L’exercice sans agrément est puni de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende pour le domiciliataire. Pour votre société, vérifiez auprès des autorités compétentes les conséquences possibles d’une domiciliation chez un domiciliataire non agréé.
Comment vérifier un agrément préfectoral ?
Demandez l’arrêté, relevez son numéro et sa date, puis confirmez-les auprès de la préfecture ou du greffe. Vous pouvez aussi croiser ces informations avec notre annuaire, dont chaque fiche cite sa source administrative.
Sources
- Legifrance
- Rapport d’activité 2024 de Tracfin – Presse – Ministère des Finances
- [Domiciliation d’entreprises –
Professions et activités réglementées –
Vos démarches –
Les services de l’État en Val-de-Marne](https://www.val-de-marne.gouv.fr/Vos-demarches/Professions-et-activites-reglementees/Domiciliation-d-entreprises)
